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  • 精準施策,抓實落細項目辦公室管理

    編輯發布:網站新聞編輯部 ??時間: 2020-08-12?【字體:

      “各位同仁,這是我們公司峨米項目部的車輛使用臺帳和長途用車審批資料,非常實用,值得我們學習借鑒?!痹谖骞巨k公室的工作群里,公司辦公室副主任張明江透出了成昆鐵路復線峨米項目綜合辦公室工作的“金點子”。小小的用車管理蘊含著大大的管理之道,彰顯了該項目辦公室抓實落細的精細化管理手段。

    管的寬,更要管的“細”

      “8月10日的紅頭文件和傳真電報已傳閱完畢,需及時歸檔?!?/p>

      “匯總三季度需采購的辦公用品?!?/p>

      “造表發放職工工資?!?/p>

      ……

      翻開項目辦公室員工高燕的事務小本子,上面秘密麻麻地記載著大大小小十余項工作?!坝捎谵k公室工作的復雜性和嚴謹性,我們在完成每一項工作的時候,都必須面面俱到,細致入微?!备哐嗾f道。

      辦公室承擔著綜合協調、事務辦理、辦文辦會、后勤保障、檔案管理、保密、信息公開等多項業務,是項目履行各項職能的重要組成部分,其工作好壞對項目建設具有舉足輕重的影響。針對項目辦公室工作“多、雜、亂、突發情況多”等特點,峨米項目積極推行精細化管理,抓實落細辦公室管理工作。

      項目辦公室堅持“管的寬,更要管的‘細’”工作方針,不斷加強和改進辦公室工作,改進工作方式方法,提高辦文、辦會、辦事效率和水平,促進部門更好地履行責任,為項目持續健康快速發展提供保障。

      他們通過合理劃分辦公室人員工作職責,讓責任到“人頭”;及時落實好檔案、保密、信息公開等常規工作,按時報送計劃、總結等材料,建立長效機制;加強公文的標準化和規范化建設,把好公文政策關、格式關和文字關,規范公文傳閱,提高公文辦理效率;強化印章的使用和管理,確保用印安全;進一步完善接待工作流程,探索建立規范科學的接待服務體系;扎實做好各類會議的組織、協調、籌備等工作;執行好歸檔立卷工作,確保檔案安全等等多措并舉做實做細辦公室管理工作。項目辦公室新員工李德波在熟悉辦公室各項業務工作時說道:“辦公室工作事無巨細,每一件都要有據可依,有理可循,在以后的工作中,我要細致認真地做好每一項工作,以免出現疏漏?!?/p>

    想的遠,更要做的“好”

      “辦公室工作要有超前思維,能主動發現問題,及時提出可行性建議,并根據項目實際情況,將其轉化到有利于項目建設的實際行動中。也就是說你們不僅要想的遠,更要做的‘好’?!表椖奎h工委書記扈會杰對辦公室工作提出要求。

      “新員工剛到項目部,或許對這個‘大家庭’不熟悉,我們可以組織一次新老員工戶外素質拓展訓練,來增進彼此情感?!薄皼錾街菀恢笔菄曳鲐毜闹攸c區域,我項目作為駐地央企,先后開展了‘為當地貧困學生籌集學費’‘關愛下一代捐資助學’‘安置房場地平整’等公益活動,我們可以聯系當地媒體,對項目部扶貧攻堅的事跡做一下宣傳報道?!薄奥毠儗κ程眠M行完滿意度測評后,我們應該及時參考他們的意見,對菜品進行改良?!薄谠擁椖哭k公室管理工作提升會上,辦公室的員工結合各自負責的板塊對辦公室工作提出了建議。

      辦公室工作充滿挑戰和不確定性,這就要求其工作人員要主動作為,創新思路,抓住問題癥結,尋求解決方法,提高工作效率和質量。該項目通過每月召開的辦公室管理工作提升會,集思廣益。項目職工充當“專家”,對癥下藥,不遺余力地推動“金點子”落地,并取得了不錯的效果,為項目建設創造了和諧的外部條件,提升了品牌信譽。

      為提高辦公室工作人員的業務能力,確保他們“想的出,做得到”。該項目借助“交心談心座談會”加強思想教育,筑牢辦公室工作人員的政治基礎;通過舉辦專業技術培訓、邀請專家講座、安排外出學習等,加強能力培養,提高辦公室工作人員的綜合素質;制定考核體系,全面評價辦公室工作人員與該職位的匹配性,達到人盡其才,人適其位;還通過設立“每月優秀員工”等獎勵機制,激勵鼓舞辦公室工作人員的干勁。多輪驅動提升辦公室工作人員履職能力。

    轉的動,更要轉的“快”

      “受疫情影響,今年施工任務尤其重,經研究,我們計劃從明天開始,人員要陸續返崗,請辦公室抓緊時間跟當地有關部門溝通,辦理通行手續,確保人員順利返崗?!薄笆盏健?。今年的2月11日晚,在項目召開的視頻工作會上,項目經理喬紅彥提出了一項刻不容緩的任務。

      時間緊,任務重,加上項目駐地德昌縣有關部門并未正式上班,溝通困難,辦公室主任何釤感受到了前所未有的壓力。如何能在短時間內辦理好通行手續?他們給出了答案。

      當天晚上,何釤便查詢了關于人員進入德昌縣需辦理的系列手續。第二天清晨他早早來到辦公室,先根據縣新冠疫情防控領導辦公室要求的方式采集返崗人員信息,然后報送給鐵建辦報備。鐵建辦初審后呈遞給發展改革和經濟信息局復審,最后再由政府有關部門審核,通過后,返崗人員才能按照報備時間按時返回。為了早點辦理完手續,他提前做足功課,之后僅用3個小時便辦理完了第一批返崗人員的準入手續。在人員依次返崗的過程中,辦公室共辦理了8批700余名返崗人員的準入手續,確保了人員的順利返崗,為搶回被疫情耽擱的時間提供了保障。何釤打趣地說:“辦公室工作就是這樣,不僅要轉的動,更要轉的‘快’?!?/p>

      諸如此類的緊急情況在辦公室工作中屢見不鮮。比如在車輛派送的問題上,處理不當便會引起連鎖反應?!芭绍囘^程中,經常會遇到這種情況:項目部所有車都派出去后,又遇到緊急的用車指令,這是派車中最無法預料的困難。但是我們總會在第一時間想出解決方案,避免產生不利影響?!必撠熫囕v管理的辦公室員工馬甜說道。

      辦公室處于承上啟下、聯系左右、協調內外的樞紐地位,正因為如此,峨米項目項目辦公室在主動協調、加強配合上狠下功夫,不斷提高工作人員的應急管理能力,加強與相關部門的聯系溝通,正確處理好內與外、上與下、大與小、急與緩等方面的關系,形成工作合力,高效推動項目的發展。(文/張婕 李德波 圖/何釤 審稿/扈會杰)


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